Fragen & Antworten

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Eine Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe "Gutschrift".

Anhebung der Grenze für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) von 150 € auf 250 € durch das Bürokratieentlastungsgesetz II. Rückwirkend zum 01.01.2017 tritt die Anhebung in Kraft.

Abweichend von den in § 14 Abs. 4 USG genannten Angaben müssen Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, mindestens folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung und
• Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung,
• anzuwendender Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Leistungen eine Steuerbefreiung gilt.

Vorsteuerbeträge aus Rechnungen, die Sie erhalten haben, können nur dann geltend gemacht werden, wenn die in Punkt „Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?“ genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Fehlt auch nur eine der genannten Voraussetzungen, dann darf die Vorsteuer nicht abgezogen werden. In diesem Fall kommt aber eine Korrektur der Rechnung in Betracht. Sie können die entsprechende Rechnung vom Rechnungsaussteller berichtigen und die fehlenden Angaben ergänzen lassen.

 

1.Was sind Anzahlungen?

Anzahlungen (auch: Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen) sind Entgelte oder Teilentgelte, die der Unternehmer von seinem Kunden vereinnahmt, bevor er die Leistung vollendet hat.

2. Wann müssen Anzahlungen der Umsatzsteuer unterworfen werden?

Anzahlungen sind immer nach dem Prinzip der Ist-Versteuerung zu versteuern. Das bedeutet, die Umsatzsteuer für Anzahlungen entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Monat oder Vierteljahr), in dem der Unternehmer das Entgelt oder Teilentgelt vereinnahmt hat.

3. Wie lege ich eine Schlussrechnung?

In einer Schlussrechnung, mit der der Unternehmer die ausgeführte Leistung insgesamt abrechnet, sind die vor der Vollendung der Leistung tatsächlich vereinnahmten Entgelte (Anzahlungen, Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen) sowie die hierauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge abzusetzen. Noch ausstehende Anzahlungen werden somit Bestandteil des Restbetrages der Schlussrechnung.

Hinweis: In Fällen der Steuerschuldumkehr bei Bauleistungen (§13b Abs.1 Nr.4 UStG) sind nur die vereinnahmten (Netto-) entgelte abzusetzen, da keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird.

Beispiel

Schlussrechnung Nr. xxxx vom (Datum)
Bauvorhaben: Errichtung eines Geschäftshauses
Fertigstellung: Datum

	Entgelt (netto) in EUR	Umsatzsteuer 19% in EUR	Gesamt in EUR
	1.000.000	190.000	1.190.000
abzüglich geleistete Anzahlungen
10.02.07	200.000	38.000	238.000
20.05.07	200.000	38.000	238.000
15.08.07	400.000	76.000	476.000
verbleibende Restzahlung	200.000	38.000	238.000

 

Ein Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch dient hauptsächlich zur Überwachung aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.
So können Sie auf einen Blick sehen, von welchem Lieferanten Sie zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung erhalten haben bzw. für welchen Kunden Sie wann eine Rechnung gestellt haben.
Außerdem bietet es Ihnen die Möglichkeit zu erfassen, wann die Bezahlung der Rechnung erfolgt ist. So vermeiden Sie Mahnungen, weil Sie z.B. eine noch offene Rechnung bei den bereits gezahlten Rechnungen abgelegt haben.

Das Finanzamt akzeptiert unter bestimmten Voraussetzungen auch beim Vorsteuerabzug Online-Rechnungen. wenn diese mit einer digitalen Signatur versehen ist.

In der Praxis kommen als elektronische Abrechnung damit insbesondere Rechnungen in Betracht, die

über das Internet
im elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren)
durch Übersendung maschinell lesbarer Datenträger
per Telefax

übermittelt werden.

Es gibt 3 Arten der digitalen Signatur:

• einfache elektronische Signatur
  die als gescannte Unterschrift oder in Form eines biometrischen Verfahrens die personelle Zuordnung in einer Transaktion sicherstellen soll (Unterschriftspad, Fingerabdruck)
• fortschrittliche Signatur
  Durch diese wird eine erhöhte Beweiskraft erreicht. Die Signatur ist ausschließlich dem Unterzeichner zugewiesen, kann diesen identifizieren und wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann.
• Qualifizierte elektronische Signatur
  Die durch besonders hohe Sicherheitsanforderungen an Hard- und Software sowie die zu Grunde liegenden Verfahren für eine der handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzte Form steht. Eine solche qualifizierte Signatur verlangt der Gesetzgeber für Zwecke der umsatzsteuerlichen Regelung.

Die Finanzverwaltung verlangt, dass elektronische Rechnungen beim Rechnungsempfänger so gespeichert werden, dass eine spätere Veränderung nicht möglich ist. Ein einfacher Papierausdruck der empfangenen Online-Rechnung genügt nicht.

Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard Telefax an Standard-Telefax zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzuges ist, dass der Rechnungsaussteller eine Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Empfänger die eingehende Telefaxrechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt.

Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie z. B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server, Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax sowie bei Übermittlung der Rechnung per E-Mail ist eine qualifiziert elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.