Fragen & Antworten

Grundsätzlich steht es jedem Unternehmer frei, ein Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuzuordnen.

Folgende Kriterien sind zu beachten:

Ein Fahrzeug, das einem Arbeitnehmer zur Nutzung überlassen wird, ist immer zu 100% gewillkürtes Betriebsvermögen.

Mit einem Fahrtenbuch hält sich der Unternehmer alle Möglichkeiten offen. Er erfasst als Privatanteil den Prozentsatz, der sich lt. Fahrtenbuch ergibt. Bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung darf er alternativ auch die pauschale 1%-Methode anwenden. Die endgültige Entscheidung braucht erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses getroffen zu werden.

Im Fahrtenbuch müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Datum der Fahrt,
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen auswärtigen Tätigkeit,
• Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
• Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner,
• die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten (nur mit einem kurzen Vermerk oder in einer separaten Spalte) und
• die Privatfahrten, nur mit Angabe der gefahrenen Kilometer, ohne Angaben zum Reiseweg und Reisezweck. 

Der BFH legt den Begriff Fahrtenbuch sehr eng aus. Er lässt sich vom Begriff Fahrten“buch“ leiten. Die erforderlichen Angaben müssen daher in einer

• gebundenen Form oder
• zumindest in einer geschlossenen Form

festgehalten werden, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließen oder zumindest deutlich erkennbar werden lassen. Lose Notizzettel können kein Fahrtenbuch sein!

Liegt die betriebliche Nutzung des PKW über 50%, ist für die Ermittlung des Privatanteils die 1% - Regelung anzuwenden. Von dieser Regelung kann abgewichen werden, wenn der Unternehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.
Anhand des Fahrtenbuches kann dann ein genaues Verhältnis von Privatfahrten zu betrieblichen Fahrten ermittelt werden. Ist dieser Anteil geringer als der Privatanteil nach der 1% - Methode, wird nur der tatsächliche Privatanteil in der Gewinnermittlung berücksichtigt und Sie erhalten einen niedrigeren Gewinn.

• bei einer betrieblichen Nutzung über 50% wird ohne Fahrtenbuch der Privatanteil zwingend mit der 1%- Methode ermittelt.
• bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10% und 50% ist keine Anwendung der 1%-Methode möglich. Deshalb wird bei einer Prüfung durch das Finanzamt der Privatanteil geschätzt. Dies erfolgt in der Regel zu ungunsten des Steuerpflichtigen.

• Gerichtlich geklärt ist auch, dass selbst bei einer fehlenden Fahrerlaubnis eine Privatnutzung nicht bestritten werden kann, wenn man sich von einer anderen Person aus privatem Anlass mit dem PKW fahren lässt

Um die überwiegend betriebliche Nutzung (mehr als 50 %) nachzuweisen, ist kein Fahrtenbuch erforderlich. Der Unternehmer kann den Umfang seiner betrieblichen Fahrten z.B. durch Eintragungen im

• Terminkalender,
• Abrechnungen über gefahrene Kilometer gegenüber Auftraggebern,
• Reisekostenaufstellungen
• Reisekostenabrechnungen

oder andere Abrechnungsunterlagen glaubhaft machen, aus denen sich der Umfang der betrieblichen Fahrten ergibt.

Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, reicht es aus, allein die betrieblichen Fahrten über einen zusammenhängenden repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten aufzuzeichnen.            
Folgende Daten müssen aufgezeichnet werden:

• Die Kilometerstände am Beginn und Ende des Zeitraums, für den die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet werden (Drei-Monats-Zeitraum oder das gesamte Jahr vom 01.01. bis 31.12.)
• Die gefahrenen Kilometer, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb entfallen
• Fahrten, die regelmäßig unternommen werden, z.B. tägliche Fahrten zur Leerung des Postfachs
• Übernahme der Daten z.B. aus dem Terminkalender, um den Umfang der auswärtigen Tätigkeiten zu ermitteln

Bei der Frage, ob es günstiger ist, ein Fahrzeug zu kaufen oder zu leasen, muss man sich überlegen, was man sich für Vorteile erhofft.
Die Vor- und Nachteile beider Finanzierungsarten stellen wir in einer kleine Tabelle zusammen:

Nach einem BFH-Urteil vom 18.04.2007 wird bei einem Diebstahl eines zum Betriebsvermögen gehörenden PKWs während einer privaten (Umweg-)Fahrt der Vermögensverlust der privaten Nutzung zugerechnet und darf nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden.
Zahlt die Kaskoversicherung eine Entschädigung, so ist diese, soweit sie über den Restbuchwert des Pkw´s hinausgeht, als Betriebseinnahme zu erfassen.

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 18.12.2008 (VI R 34/07) entschieden, dass von der 1%-Regelung solche Fahrzeuge auszunehmen sind, die nach objektiver Beschaffenheit und Einrichtung für private Zwecke nicht geeignet sind.
Die Eintragung im Kfz-Brief oder Einstufung für die Kfz-Steuer sind dabei unbeachtlich.

Im zu Grunde liegenden Fall handelte es sich um einen zweisitzigen Kastenwagen (Werkstattwagen) mit einem fensterlosen Aufbau, der mit Materialschränken und -fächern sowie Werkzeug ausgestattet, außerdem auffällig lackiert und mit dem Firmenlogo beschriftet war.

Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs machen Bauart und Ausstattung des Fahrzeugs deutlich, dass ein solcher Wagen typischerweise nicht für private Zwecke eingesetzt wird. Ob ein solches Fahrzeug dennoch privat genutzt wird, bedarf jeweils einer Feststellung im Einzelnen. Die Feststellungslast dafür obliegt dem Finanzamt.